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沟通——管理的生命线

添加日期:  浏览人数:  文章作者:管理办公室 李永刚

沟通无论在团队管理还是在人际交往方面都有着非常重要的意义。沟通是管理的生命线,有效沟通与团队管理以及人生发展关系密切。

一、沟通及其重要性

沟通是指为了一个设定的目标,把信息、思想和情感在个人或群体间传递,并且达成共同协议的过程。

任何性质、任何类型的人际关系的形成,都是人与人之间相互沟通的结果。沟通是一切人际关系赖以建立和发展的前提,是形成、发展人际关系的根本途径。有效的沟通已关系到人们社会心理、社会交往、合作经济效率、素质教育以及社会文明建设的大问题。管理行为,绝大部分是沟通行为。沟通是管理的实质和核心内容,也是企业管理得以实施的主要手段和重要方法、工具。沟通在管理中的作用,就如人的血脉在生命中的作用。如果沟通不畅,就如血管栓塞,其后果是可想而知的。

沟通对于管理的重要性表现在:

1.沟通是人的一种重要的心理需求,是员工解除内心紧张,表达自己思想感情与态度,寻求同情与友谊的重要手段。

2.沟通是改善人际关系、鼓舞士气的有效途径,有助于营造和睦相处的良好氛围。 良好地进行交流沟通是一个双向的过程,它依赖于您能抓住者的注意力和正确地解释您所掌握的信息。

3.有效沟通可以转变员工的态度,进而改变员工的行为。只有良好的管理沟通才能打通人们的才智与心灵之门,发挥核心资源的巨大潜力。

4.人际沟通是激发员工参与团队管理积极性的重要手段,员工通过各种沟通渠道,既能发表对团队变革的意见和建议,也能得到对意见和建议的反馈,是员工感到被重视、被尊重,从而激发他们主人翁责任感。

5.有效沟通能够减少误解,获得更佳更多的合作。能使人觉得自己的话值得聆能,使人更乐于作答,能使自己办事更加井井有条,能使自己感觉把握所做的事。

6.有效沟通能够促进团队文化和团队精神的建设,形成共同的方向和目标。反过来,团队文化和团队精神的建设也有助于沟通的顺畅。好的团队来自彼此信任,充分沟通协调,虽有不同看法但会互相尊重,得到共识。

二、影响沟通品质的因素分析

1.环境因素

当环境发生变化时,沟通效果也随之变化。环境设计会影响实体上或心理上的沟通,以及沟通双方的互动。比如环境中出现噪音,会造成讯息被曲解或干扰。再比如外界干扰,沟通中突然受到其他人打断,会让人不能畅所欲言或充分表达沟通的内容。

2.信息因素

沟通的结果是由双方决定的。沟通双方彼此需要对方配合,他们拥有相互补充的信息,离开了其中的一方,另一方不能达到沟通的效果。沟通越深入两者之间的依赖性就会越强。

若沟通者没有精确地编码其原意,将会扭曲讯息的意义。良好的沟通不仅意味着把自己的思想整理得井然有序并将其进行适当的表述,使别人一就懂,而且还要深入人心,促使者全神贯注。接受者在接受讯息时,会受到***过程、兴趣、态度、信任问题所影响,而并非无条件、毫无选择地全盘接受沟通者传达给他的讯息。

3.情绪因素

情绪反应有时会扭曲甚至阻挠信息的传递,直至阻碍沟通。过度兴奋和过度悲伤的情绪都会影响信息的传递与接受,只有在平静的情绪状态下与对方沟通才能保证良好的沟通效果。每个人都有喜怒哀乐爱恶欲等情绪,感情因素是人们在工作中不可避免,有效沟通的关键在于承认人是有感情的,必须将这些感情因素考虑进去。

4.渠道因素

沟通媒介的选择不当,会造成沟通的无效性或错误。例如比较重要的沟通最好采用比较正式、清晰、准确的书面文件进行沟通,这样可以避免信息在沟通过程中由于其他原因而流失或歪曲。有的管理者只重视正式沟通而忽视非正式沟通,只重视传统的沟通方式而忽视现代的沟通方式,也会导致沟通中出现问题。

5.人际间的差异

沟通双方通常来自不同的背景,因此会有不同的说话形式。比如专业人员出于个人的训练与经验,会常说一些专业术语或行话,阻碍了非专业人员对于沟通讯息的了解。

6.沟通技能因素

沟通讲究四要:知道说什么,要明确沟通的目的;知道何时说,要掌握好沟通时间;知道对谁说,要明确沟通对象;知道怎么说,要掌握沟通方法。

三、实现有效沟通的途径

沟通涉及到各式各样的活动:交流、劝说、教学、谈判和管理等。要想在这些活动中游刃有余,需要培养出有效沟通的能力和技巧。

1.拥有积极心态

首先是诚信。诚信是沟通过程中最重要的平台,失去了诚信,沟通就无从谈起。要想搭建信任的平台,一个团队的全体成员必须拥有诚信的观念和意识。

沟通中,还需要拥有宽容的心态。有些人往往喜欢以自己的心智模式影响别人,结果会让问题陷于僵局。只有具备宽容的心态,换位思考,学会理解对方的立场和处境,才能达到一致性。

2.力求表达准确

沟通前,要弄清楚沟通的真正目的是什么,并正确使用语言文字,做到措词恰当,通俗易懂。信息表达不清、隐晦难懂往往会铸成大错。信息发送者要把自己的想法用语言精确地表达出来并使接受者容易理解,力求避免措词不当、文字松散、思想表达不严密、中心思想不清楚。

3.学会积极倾

沟通不仅仅是说,而是说和。倾既是我们取得关于对方第一手信息的重要途径,也是我们向对方表示尊重的最好方式。只有集中精力地,积极投入判断思考,才能领会讲话者的意图。只有领会了讲话者的意图,才能选择合适的语言说服他。从这个意义上讲,“”的能力比“说”的能力更为重要。

4.善于运用反馈

反馈是指沟通双方期望得到的信息回流。有的管理者经常使用负面反馈——批评,往往导致沟通出现问题。当然,也不能一味的正面反馈,一味地表扬或鼓励。还有的管理者不及时反馈甚至没有反馈,会导致工作延迟。最好的反馈方式是修正性回馈,即认可好的一面,同时指出改进的方面。

5.避免无谓争论

沟通过程中不可避免地存在争论,比如某项工作中存在很多诸如技术、方法上的争论。无休止的争论达不成一致性,而且浪费了时间。争论过程中,双方都认为自己和对方在所争论问题上地位是对等的,关系是对称的。解决问题的方法在于变这种对称关系为互补关系。比如,一个人放弃自己的观点或第三方介入。

6.运用高效工具

现代化工具可以提高沟通效率,拉近沟通双方的距离,减少不必要的面谈和会议。通过高效发达的通讯、音频、视频设施能使沟通变得更为有效率。

(原载2014年10月30日《山东财经大学报》第24期(总第1186期))

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